Thuiszorg West-Brabant heeft 4.500 uur aan administratieve tijd vrijgemaakt
Thuiszorg West-Brabant (TWB) beheert meer dan 30.000 cliëntdossiers, en de administratieve werkdruk blijft toenemen. Door het afsluiten van dossiers te automatiseren met Yarado heeft TWB 4.500 uur aan administratieve tijd bespaard, zonder extra personeel aan te nemen.
TWB beheert tienduizenden cliëntdossiers in het Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Wanneer een cliënt uit zorg gaat, moet het dossier correct worden afgesloten: zorglegitimaties beëindigen, locaties sluiten en behandelrelaties verwerken. Door personeelstekorten en hoge werkdruk liep dit proces regelmatig vertraging op. Nu treedt de digitale collega (STACII), gemaakt door Yarado, op en neemt deze stappen over.
Van routineklus naar ruimte voor het echte werk
dossiers afgesloten
uur bespaard
handmatige handelingen geautomatiseerd
Een terugkerende administratieve last
Het afsluiten van een dossier in het ECD verloopt via meerdere stappen, verspreid over verschillende schermen. Als een cliënt nog als actief geregistreerd staat maar geen zorg meer ontvangt, kost dat de organisatie gemiddeld tien euro per maand. Elk dossier afsluiten kost ongeveer zeven tot tien minuten en met zoveel dossiers loopt dat op tot ongeveer een halve fte.
"Het afsluiten van cliëntdossiers is een typische routineklus die ontzettend tijdrovend is. We willen onze collega's van de afdeling Cliënt & Service hiermee zo min mogelijk belasten."
— Rick Bastiaanse
Een digitale collega neemt het over
Zodra een cliënt twee maanden uit zorg is, herkent de digitale collega dit automatisch en start deze het sluitingsproces in ONS. Het stelt einddata in voor declaraties, locaties, adressen en medewerkers, zonder bestaande gegevens te wijzigen. Ook worden documenten en het zorgplan gearchiveerd, en persoonlijke en zakelijke contacten verwijderd. Dit proces draait meerdere keren per dag en is zo opgezet dat het veilig herhaald kan worden zonder dubbele of onjuiste gegevens te veroorzaken.
"Zodra een cliënt uit zorg gaat, voert een digitale collega alle benodigde administratieve stappen uit: van het afsluiten van zorglegitimaties tot het verwerken van behandelrelaties en het opschonen van locaties en werkvoorraden."
— Jop de Bakker, CEO Yarado
Wat het oplevert
Het Cliënt & Service team bij TWB heeft geen achterstand meer in dossierafsluitingen en hoeft niet meer te haasten als de werkdruk toeneemt. Dossiers worden nu automatisch bijgehouden, zodat het team zich kan richten op werk dat hun oordeel vereist, in plaats van op routinetaken die ook geautomatiseerd kunnen worden.
De cliënten van TWB merken dit indirect. Wie uit zorg gaat, wordt snel en correct uit het actieve bestand gehaald, waardoor er geen administratieve fouten doorsijpelen in de declaraties of rapportages na afloop van de zorg. De vrijgekomen capaciteit bij het Cliënt & Service team gaat naar cliënten die nog wél in zorg zijn en wier vragen en verzoeken nu sneller worden opgepakt.
Plan een gesprek. We kijken samen waar de kansen liggen.
